De tre typer lønliste Svig: Er dine medarbejdere stjæler fra dig?

Det meste af tiden, når folk tænker på medarbejdere, der stjæler fra deres job, tænker de på folk, der raider forsyningsskabet og bringer hjem kasser af kuglepenne og bunker af juridiske puder. Der er dog en endnu dyrere form for bedrageri i virksomheder af alle størrelser på tværs af landet: lønsvindel.

Lønsvindel er overraskende almindelig og påvirker omkring 30 procent af virksomhederne årligt. Virksomheder mister millioner af dollars takket være skrupelløse medarbejdere, der tager flere penge, end de har tjent. Dette dækker ikke engang omkostningerne i forbindelse med undersøgelse af potentielt bedrageri og handling mod gerningsmændene. I nogle tilfælde er medarbejderne beordret til at betale tilbagebetaling, men ofte medfører medarbejdersvindel tab for virksomheden.

Men ikke alle lønsedlerne er skabt ens. Generelt er der tre typer af lønnet svindel: tidsskilt svindel, spøgelse medarbejdere og medarbejder misclassification. At forstå nuancerne mellem hver type hjælper universitetsuddannede efterforskere at identificere og stoppe forbrydelserne, før de koster dine virksomheds penge.

Timesheet Svig

Timesheet svig indebærer at betale medarbejdere forkert for de timer, de arbejder. I nogle tilfælde overbetaler virksomhederne medarbejdere baseret på forfalskede tidsskriftsindlæg; medarbejdere kan endda få en medarbejderklokke ind og ud for dem, når de ikke engang er planlagt til at arbejde. I et fælles tidsskema vil en medarbejder "glemme" at klokke ind eller ud, hvilket kræver en manuel indtastning, som de derefter tilføjer ekstra timer. I andre tilfælde kan en lønmodtager være med på ordningen og manuelt tvinge medarbejderbladene til at øge antallet af arbejdede timer eller endda lønnen.

Timesheet svindel kan normalt blive fanget hurtigt via regelmæssige revisioner og gennemgang af medarbejderplaner, og strenge politikker vedrørende tidsskema indlæg og ændringer. For eksempel skal en leder godkende eventuelle manuelle indgange, og ændringer i lønpriser, medarbejdertyper eller en leder eller menneskelige ressourcer skal dokumentere skemaer skriftligt. Revisioner vil afsløre uregelmæssigheder - som den medarbejder, der normalt er planlagt til at arbejde mandag til fredag ​​pludselig kigger ind i weekenderne - og stopper bedrageri i sporene.

Ghost medarbejdere

Betaler du medarbejdere, der ikke rent faktisk arbejder for dig? Du kan blive overrasket. Ghost medarbejdere er den næststørste form for bedrageri, og din lønmodtager eller leder ofte begår det. Kort sagt er en spøgelsesmedarbejder enten en falsk medarbejder, der aldrig har arbejdet for din virksomhed - men hvem er blevet "skabt" ved lønning til at aflede midler eller nogen, der engang arbejdede for virksomheden og siden har forladt, men aldrig blev officielt opsagt i lønsystemet.

Overvej dette scenario: Din lønmodtager er Mary Elizabeth Smith. Mary besluttede at hun ikke tjener nok, så hun skaber en "ny" medarbejder ved navn Mary Beth Smith. Så når hun kører lønningsliste, skærer hun to checks, en legitim til Mary Elizabeth, og derefter en anden til Mary Beth. I et andet scenario antager, at en medarbejder for nylig forlod virksomheden. Din lønleder Mary Elizabeth bestemmer, at hun gerne vil tjene den pågældende persons løn, så hun ikke afslutter sin løn, men i stedet afviser den løn med en check udført til Mary Beth Smith.

Spøgelsesmedarbejdere kan som regel svindle med regelmæssige revisioner og sammenligne dine lønsedleregister til de kontroller, der er blevet skåret eller indbetalt for at finde anomalier som duplikat navne, adresser og socialsikringsnumre og navnene på medarbejderne der ikke længere arbejder for virksomheden. Adskillelse af pligter hjælper også med at forhindre denne form for svig. Med andre ord, den person, der behandler lønningslisten, bør ikke være den samme person, der foretager ændringer i medarbejderposter.

Arbejdermisclassificering

Arbejdermisclassificering er en form for lønsvindelbedrag, der er begået af virksomheden selv med vilje eller på grund af en misforståelse af reglerne. IRS kræver, at arbejdsgivere klassificerer medarbejdere som enten uafhængige entreprenører (1099 ansatte) eller W-2 medarbejdere, afhængigt af hvilken type arbejde de gør, hvordan de betales og parametrene for jobbet.

Nogle arbejdsgivere klassificerer bevidst medarbejdere som 1099 arbejdstagere for at undgå at betale lønningsafgifter, sundhedsforsikringspræmier og andre fordele, hvilket er en klar overtrædelse af loven og udgør svig. Andre medarbejdere misclassificerer medarbejdere ved et uheld. Uanset hvad bøden for sådan bedrageri kan være så høj som $ 25.000 pr. Instans - plus tilbage lønningsafgifter og sanktioner - så det er bedst at arbejde sammen med et kvalificeret lønselskab eller en erfaren leder til at klassificere medarbejdere på passende vis.

Lønsvindel er dyrt for din virksomhed. Opholder sig over, hvem der bliver betalt, hvor meget - og at sikre, at arbejderne bliver betalt, hvad de tjener - er vigtigt for din bundlinje. Desuden kan du fokusere din opmærksomhed på at holde disse papirklip fra at gå ud af forsyningsskabet, når du har lønnen.