Denne Easy Three-Step Guide hjælper dig med at spile din næste omslagsbogstav

Når jeg skriver et følgebrev, overgår alle mine dybeste usikkerheder.

Jeg sætter spørgsmålstegn ved mine skrivefærdigheder, min faglige erfaring og virkelig hele mit liv.

Hvordan introducerer jeg mig selv? Gentager jeg hvad der er på mit CV? Hvor meget skal jeg tale om mig selv? Skryver jeg? Hvordan kan jeg spejle hele mit væsen videre til denne ene side?

"Folk føler sig skræmt af tanken om at skrive et brev," siger Loren Margolis, CEO for Training & Leadership Success, et globalt konsulentfirma, der specialiserer sig i executive coaching og lederudvikling.

Margolis siger, at et brev er virkelig kun så kompliceret som du gør det. For at tackle dit hoved skal du først forstå dets formål.

Hvad er formålet med et følgebrev?

Alle disse spørgsmål svømmer i dit hoved? De vil slå sig ned, når du begynder at forstå formålet med dit følgebrev.

Først skal du tænke på et følgebrev, lige som det er: et følgebrev. Det er en side med en side, der fysisk (eller næsten) dækker en kopi af dit CV.

For det andet, tænk på dit følgebrev som en måde at fremhæve de mest relevante punkter, der præsenteres i dit CV, og for at give ekstra sammenhæng. Dit CV skal pege på dine overførbare færdigheder; Det er de færdigheder eller erfaringer, du har, der vil oversætte til din succes.

Dit følgebrev forklarer så disse færdigheder med lidt mere smag, farve og personlighed. Det viser også, at du har de kommunikationsfærdigheder, du har brug for til jobbet.

Margolis sammenligner brevet med en kort kommerciel, et hurtigt stykke, der fanger dit publikums opmærksomhed.

Som skøre, som det måske lyder, siger Margolis, at du vil have, at det er som om du hvisker i læsernes øre: "Hej! Se det her! Se på mig!"

Sådan formateres din følgebrev

Med afdækningsbreve er det let at hænge i detaljerne. Det hedder udsættelse. Mange af os er rigtig gode til det.

For det her er nogle detaljer at overveje, før du dyker ind i kød i brevet, taknemmelighed for Margolis:

• Indstil dit dokument til 1-tommers margener.

• Hold dig til den traditionelle 12-punkts skrifttype, selv om du ikke behøver at vælge den klassiske Times New Roman. Du kan blande det op - måske med Georgien eller Cambria. I begge tilfælde skal du sørge for, at skrifttypen du vælger passer til dit CV. Hvis du er i et mere kreativt felt som grafisk design, skal du sætte dine evner på arbejde - bare ikke blive for vild med, som Comic Sans (* shudders *).

• Hvis du vedhæfter dit følgebrev til en email (helst i samme dokument som dit CV - dit brev på første side, genoptag på det andet), vil du have det til at læse som et brev. Til det tilføjes dine traditionelle overskrifter: dit navn og dine kontaktoplysninger, datoen og firmaets navn og dets kontaktoplysninger.

Hvis du simpelthen kopierer og indsætter brevet i emnet, hvilket er fint, så fortsæt og slet alle de andre ting og start med "Kære ..."

• Taler om "Kære," altid, altid personliggøre dit følgebrev, siger Margolis. Skriv aldrig "Dear Sir eller Madam."

"Det er bare så spammy," siger hun. I stedet finder ansættelseslederens navn.

Hvis du har opbrugt din søgning, skal du vælge navnet på rekrutteringen. Eller du kan endda gå så langt som at ringe til firmaet og dets ansættelsesafdeling og spørge, hvem ansættelseslederen er.

"Selvom det er den forkerte person, skal du have et navn," siger Margolis. "Du skal have et navn."

Men gør det ikke bare op. Sig, du søger om en brand manager position, men kan ikke finde mærke direktøren. Måske er vicepræsidenten for afdelingen noteret på LinkedIn. Gå med det navn.

• Log af med en simpel "Med venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen." Tag ikke en chance for at ramme en nerve med din læser. Selv "Varmt hilsen" kunne føle sig for beroligende.

• Hold det hele til en side - eller mindre, selv. Husk, dette er din kommercielle. Hvor længe tager du mærke til en kommerciel? Ikke mere end 20 sekunder - to minutter, hvis det er Super Bowl. Mange gange vil ansættelsesledere ikke engang se på et omslag, hvis det er over en side.

De tre enkle dele, der skal medtages i dit følgebrev

Google "følgebrev", og du får sider på sider med skabeloner og bedste praksis og teorier og ekspertudtalelser.

Så nej, der er ikke noget entydigt universelt svar på bedst måde at skrive et brev på. Men det er ikke nødvendigt at gøre det sværere end det skal være.

For at holde det enkelt, foreslår Margolis et tre-afsnit "Du, Mig, Vi" tilgang.

Punkt 1: Du

"En af de største fejl, folk gør, er, at de snakker alt om sig selv," siger Margolis.

Men dit første afsnit skal være om du - Som i modtageren, den potentielle arbejdsgiver, virksomheden.

Hvis nogen henviste dig til stillingen eller har en slags forbindelse til virksomheden, skal du nævne, at i første sætning siger Margolis.Det kunne være noget som: "Så og så, fra dette og det selskab, anbefalede jeg at ansøge om denne rolle." Men nævner den specifikke rolle. Dette er vigtigt.

Så, navn drop. Det hakker dem. Det hedder netværk.

Hvis du ikke blev henvist, skal du først starte med at sige, at du er begejstret, glad eller glad for at ansøge om stillingen.

Dernæst oplyse, hvordan du fandt ud af stillingen. Var det din forbindelse? En LinkedIn udstationering? Selskabets hjemmeside?

Nu skal du nævne, hvad der spænder dig om virksomheden. Du skal gøre nogle undersøgelser på denne side. Er virksomheden en førende på markedet? Kendt for sine innovative produkter? Måske blev det for nylig placeret på en "Bedste steder at arbejde" liste. Eller måske vandt det en pris. Derefter bliver mere specifik om afdelingen og hvad den gør.

Nederste linje: Denne del skal skræddersyes til virksomheden og stillingen.

Stk. 2: Mig

Det er du nu!

For dette afsnit foreslår Margolis vælge mellem to og tre overførbare færdigheder. Husk, det er de færdigheder, der nemt kan oversætte til din succes i denne nye rolle.

Og begynde at bøje.

"Det er det elskværdige skryt, elskede dig selv på bagsiden og siger:" Jeg tror på mine to års erfaring i x vil låne til succes med dit hold, "siger Margolis som et eksempel.

Du vil også bruge mere konkrete, specifikke eksempler i dette afsnit og tilbyde flere detaljer end dit CV. Vær lige så let at sige, "For eksempel ..."

"Det er OK at gentage dit CV; du skuller bare en anden form for lys på det, "siger Margolis.

Bind dette stykke op med en dejlig lille bue med en konklusion, noget så simpelt som, "Jeg ville være begejstret for at bringe disse færdigheder til dit hold."

Punkt 3: Vi

Margolis siger, at der ikke er meget tilbage at sige i stykket. Selv to sætninger, gjort rigtigt, kan være tilstrækkelige.

Det er her, du knytter det hele sammen. Du plus mig. Vi.

Tal om de næste trin. Mød møde for et interview eller deltage i virksomhedens åbne hus.

Derefter nævne, hvordan du følger op. Vil du ringe i næste uge? E-mail?

Hvis det ikke føles hensigtsmæssigt, kan du altid takke rekrutteringen eller lederen for deres tid.

4 ting, der skal undgås i dit følgebrev

Vi har alle hørt disse bogstaver skræmmende historier og "Crap, jeg har ikke vedhæftet det" mutterings.

Disse er dog fire enkle ting, som Margolis opfordrer til, at ansøgere undgår.

1. Jargon og / eller akronymer

Bare skriv det ud.

Selv hvis du går ind i et arbejde i sundhedspolitikken, siger Margolis som eksempel, ikke brug ACA - skriv bare ud over Affordable Care Act.

2. Slang eller genveje

LOL.

Dette virker ikke. Nogensinde. Selvom du bruger det ironisk.

3. Negative kommentarer

"Du ville blive overrasket ..." Margolis siger, når han nævner dette.

Selvom det er meningen at være positivt, undgå "Jeg har set rapporter om din virksomheds fattige kultur i nyhederne, og jeg tror virkelig, jeg kan hjælpe" kommentarer.

Bare lad det være solskin og roser.

4. En gammel AOL Email adresse

Uanset hvad du gør, skal du sørge for at sende dit følgebrev fra en professionel e-mail-adresse. Dette kan være en kombination af din for- og efternavn.

Ikke [email protected]

Margolis 'afsluttende ord om dækbogstavsråd

Husk: Hvert brev vil være anderledes afhængigt af dit felt, din stilling og dig.

Margolis foreslår dog altid at stille dig to spørgsmål, inden du sender dit følgebrev:

1. "Hvis jeg var modtageren af ​​dette brev, vil jeg gerne læse det?"

Du bør føle dig stolt af dit følgebrev - ikke som det er en ekstra byrde du har slået på toppen af ​​dit CV.

1. "Kan jeg bruge 'Tre Cs' til at beskrive det?"

"Tre Cs" er kortfattet, overbevisende og effektivt kommunikere din værdi.

Tjek, tjek og tjek?

Brug lidt tid korrekturlæsning og revision. Læs dit følgebrev højt (et trick jeg bruger i hele min skrivning) eller få en ven eller et familiemedlem læst det.

Så stop med at slå dit hoved mod skrivebordet og overthinking det - send det bare!

Carson Kohler (@CarsonKohler) er en junior forfatter på The Penny Hoarder. Hun var en TA for en virksomhed, der skrev klassen i gymnasiet og tilbragte et årsklassifikation af breve. Hendes elever hatet hende.