Hvor lang tid skal du holde din årsregnskab?

Hver ny klient, som beslutter at arbejde sammen med mig, skal altid give dem advarslen om mængden af ​​indledende papirarbejde, de vil modtage.

Fra prospekt til udtalelser, er mange oprindeligt overvældet over det beløb, de modtager.

Derudover ønskede jeg også at dele, hvor længe du skulle holde nogle af de andre vigtige dokumenter, du modtager, såsom skatteopgørelser, bankkort og 401k-udsagn.

Jeg kan ikke gentage nok, hvor vigtigt det er at blive organiseret.

At holde et godt arkivsystem af alle dine udsagn vil hjælpe dig med at gøre et bedre arbejde med investeringssporing.

Før du læser posten, kan du få din shredder klar. 🙂

Mæglervirksomheder

Jeg fortæller klienter, at når de får en ny erklæring, kan de kaste den gamle. Du er selvfølgelig mere end velkommen til at bevare dem alle, og jeg har masser af klienter, der gør det. Men i denne dag og alder har vi alt på backup og kan nemt fremstille en gammel erklæring. Den ene erklæring, som du helt sikkert vil hænge på, er din december eller årlige erklæring.

Til skatteformål, især i skattepligtige konti, kan du holde fast ved investeringskøb. Men endnu engang vil de fleste rapporteringsmetoder min firmaer beholde al den information til rådighed for dig.

Husk, at hvis du tilmelder dig onlineadgang, har du mulighed for at logge ind og udskrive eventuelle former, du skal bruge.

IRA og 401 (k) erklæringer

Samme ting, der gælder for dine mæglervirksomheder, gælder for dine 401k og IRA udtalelser - årsopgørelsen er den, der holder fast. Derudover vil du hænge på din Form 8606, din Form 5498 og din Form 1099-R.

• Form 8606 er den, du bruger til at indberette uundgåelige bidrag til traditionelle IRA'er.
• Formular 5498 er den, din IRA-depot sender til dig - den kaldes undertiden formularen "IRA-bidragsoplysninger" eller "Fair Market Value Information", og den ankommer normalt i maj. Det beskriver a) bidrag til din traditionelle eller Roth IRA og b) fair-markedsværdien af ​​den IRA ved udgangen af ​​det foregående år.
• Form 1099-R, selvfølgelig er den, du får fra din IRA-depotbank, der viser dine udbetalinger (indkomstfordelinger).

401k erklæringer

Selvangivelser

Som virksomhedsejer er jeg absolut tilbøjelig til at hænge på min selvangivelse og dokumentere mere end tidligere år. Bare for at jeg misinformerer, ledede jeg over IRS hjemmeside for at se, hvad de har at sige om sagen. Her er hvad de skal sige:

Hvor lang tid du skal holde et dokument afhænger af handling, udgift eller begivenhed, som dokumentet registrerer. Generelt skal du opbevare dine optegnelser, der understøtter en indtægt eller fradrag på en selvangivelse, indtil fristen for afkastet løber ud.

Periode med begrænsninger er den periode, hvor du kan ændre din selvangivelse for at kræve en kredit eller refusion, eller at IRS kan vurdere yderligere skat. Nedenstående oplysninger indeholder de perioder med begrænsninger, der gælder for indkomstskat. Medmindre andet er angivet, refererer årene til perioden efter returneringen blev indgivet. Returneringer indleveret inden forfaldsdagen behandles som indleveret på forfaldsdagen.

Bemærk: Opbevar kopier af dine indleverede selvangivelser. De hjælper med at forberede fremtidige selvangivelser og foretage beregninger, hvis du sender et ændret retur.

1. Du skylder ekstra skat og situationer (2), (3) og (4) nedenfor, gælder ikke for dig; Opbevar optegnelser i 3 år.
2. Du rapporterer ikke indkomst, som du skal rapportere, og det er mere end 25% af bruttoindkomsten vist ved dit hjemkomst; Opbevar optegnelser i 6 år.
3. Du sender en svigagtig tilbagevenden; Bevar optegnelser på ubestemt tid.
4. Du sender ikke tilbage Bevar optegnelser på ubestemt tid.
5. Du indsender et krav om kredit eller refundering, når du har indsendt dit retur; Opbevar optegnelser i 3 år fra datoen du indgav dit oprindelige afkast eller 2 år fra den dato, du betalte skatten, hvilken dato der senere er.
6. Du indgiver et krav om tab af værdiløse værdipapirer eller fradrag af gæld Opbevar optegnelser i 7 år. Dette vil typisk indeholde kreditkortopgørelser og realkreditopgørelser.
7. Opbevar alle skatteregister i mindst 4 år efter den dato, hvor skatten forfalder eller betales, hvilken som helst senere.

Jeg kontrollerede dobbelt med min CPA, og han resonerede hvad IRS-hjemmesiden havde at sige. Han tilføjede, at mens 3 til 7 år er standard, er det tilrådeligt at holde dine afkast "for evigt". Ja, for evigt. Selv om han kun har fået nogle få klienter til at gå igennem revisionsprocessen, bemærkede han, at standard IRS-revisionen typisk går tilbage tre år. Husk, at hvis du er dømt for en skattekriminalitet, kan IRS åbne dørene og gennemgå al din tidligere historie. Den nemmeste måde at undgå dette på - ikke begå skattefusk.

Kontoudtog

Efter linjen med IRS-revisionen ser tilbage, anbefales det normalt at holde dine kontoudtog tre år. Personligt gør vi alle bank online, så vi bare beslutter at få vores udsagn tilgængelige på den måde.

Livsforsikring

Livsforsikringspolitikken er en førende kandidat til at blive låst op i et sikkert eller sikkert depositum. Du vil gerne holde politikken for hele livet på kontrakten plus tre år.

Shred Når du er færdig

Identity Theft er den rigtige aftale i dag. Så når du beslutter dig for at slippe af med dine dokumenter, gør det så meget omhyggeligt. Korrekt makulering er en nem måde at beskytte dig mod fra identitetstyveri. Hvis du er en lille virksomhed, er der virksomheder, der specialiserer dig i at ødelægge dine følsomme oplysninger. På nogen måde er det to måder at forhindre identitetstyveri på.

Glem ikke at makulere!

Hvad du kan smide væk

Nu hvor du kender de ting, du skal beholde, her er nogle ting, du kan pitche:

• Forældede garantier
• Forældede instruktionsmanualer
• Forældede testamente eller trusts (forudsat at du har oprettet en ny)
• Annulleret forsikringspolice
• Kreditkortopgørelser for lukkede skatteår
• Annullerede checks for lukkede skatteår
• Gamle årsrapporter fra aktier og / eller fonde
• Gamle investerings nyhedsbreve (nogle mennesker holder disse ting i årevis fordi de betalte for dem - lad dem gå!)

Hvilke dokumenter kan du lide at holde? Hvilken slags arkiveringssystem bruger du til at holde styr på alle dine vigtige poster?