Hvordan jeg reducerede min ugentlige kontortimer fra 40 plus til mindre end 8

Kan en administrerende direktør arbejde 8 timer om ugen? Ja, og her er hvordan jeg gjorde det

Du sidder ved dit skrivebord klar til at ødelægge din arbejdsdag. Du brygger en pot kaffe, bryder din kalender og dykker ind i din vigtigste opgave. Og så sker det. Telefonen ringer, eller en medarbejder stopper med at sige "hej". Måske svirger din chef ved at spørge om de TPS-rapporter.

Uanset hvilken afbrydelse du står over for, er det irriterende. Og hvis du arbejder på et kontor, ved du præcis, hvad jeg taler om. Hvis du sidder bag skrivebordet og "klokkes ind", synes alle, at det er helt okay at engagere dig.

Desværre kan disse tilfældige engagementer helt dræbe din produktivitet. Ikke alene kan de slå dig af opgaven, men de kan forbruge din mentale energi for dagen. Mens jeg ikke så meget, hvor lang tid jeg tabte, før jeg havde børn, bemærker jeg det meget mere nu, da jeg har fire. Og ja, at være forælder har alvorligt begrænset min evne til at udholde lille snak og mindless babble. Forældre, du ved hvad jeg taler om.

Tyve minutter i en hall, der taler om sidste nat's spil. En kollega klager over arbejdspladsen ting. En afslappet frokostindbydelse, der bliver til en to timers affære imod din vilje. Dette er den type ting, der kan ødelægge din produktivitet og reducere dit potentiale.

Oprettelse af plads og smedning af en ny vej

Efter nogle år med at varetage disse spildte øjeblikke og muligheder var jeg overbevist om noget, der var nødvendigt for at ændre sig. Jeg ønskede at komme ud af kontoret mere, men for at opnå næsten samme mængde arbejde. Endnu vigtigere, jeg ønskede at stoppe med at spilde så meget tid, da jeg kunne være hjemme hos min familie eller ud at nyde livet.

I starten tænkte jeg at forlade kontoret oftere ville være en umulig oplevelse. Jeg mener, hvordan kunne man forlade oftere, men alligevel opnå det samme niveau af arbejde?

Sikker på, jeg var administrerende direktør for mit eget formueforvaltningsfirma, men det betyder ikke, at jeg kunne komme og gå som jeg var tilfreds med. Hvis jeg ikke var på kontoret, hvad ville mine klienter tænke? Var mit hold endda i stand til at køre alt i mit fravær? Hvad hvis noget gik galt?

Det tog mig et stykke tid at indse, at jeg var forbruges med begrænsende overbevisninger. Heldigvis fik et par fantastiske iværksættere og tanke ledere, der fik mig til at indse fejlen i mine veje.

Først læste jeg Tim Ferris 'bog The 4-Hour Workweek og realiserede hvad der var muligt. Ved hjælp af strategierne i hans bog kunne jeg reducere min tid på kontoret betydeligt, ikke?

For det andet deltog jeg i et coachingprogram med navnet Strategic Coach. Under dette program introducerede de mig til begrebet "skabe plads."

En øvelse, vi var nødt til at involvere, talte op hvor mange frie dage vi havde taget i det sidste år. Hvorfor? Fordi de sagde, at vi skulle lære at "skabe plads" i vores liv. Og for at skabe det rum måtte vi give os en pause og en smule tid.

Over tid gav den mentale øvelse af "skabende plads" mig mulighed for at finde ud af, hvad der var vigtigt i mit liv, og derefter outsource resten.

For det tredje begyndte jeg at lytte til produktivitetsgenier som Michael Hyatt. Meget produktive iværksættere er ikke født på den måde, siger Hyatt. De lærer at blive ultraproduktive ved at mestre deres omgivelser.

Ifølge Hyatt er konstante afbrydelser og distraheringer de første 1-hindrende iværksættere, da de tjekker deres to-do-lister og arbejder hen imod deres mål.

Og det er en skam, bemærker Hyatt. "Iværksættere og ledere som os har for meget værdi til at bidrage til vores forretninger, og de mennesker, der betyder mest i vores liv for at lade distraktioner trække os ned," siger han på sin hjemmeside.

Bare at lytte til eksperter som disse lærte mig at "skabe plads" og træde væk fra min situation til en vis grad. Derefter satte jeg ud på en vej for at begrænse distraktioner og bygge en bedre arbejdsdag.

Over tid tog jeg mit kontor tid fra 40 timer / uge til 8 timer, og uden indflydelse på produktivitet og endnu større indtjening over tid.

Hvordan gjorde jeg det? Her er detaljerne:

# 1: Jeg lejede strategisk.

Selvom jeg allerede havde en direktør for kundeforhold på personale, tilføjede jeg også en associeret rådgiver. Denne professionals job var at være "mig", da jeg ikke var der - give ekspertrådgivning til vores kunder og yde den service, de fortjener.

Det er her, hvor jeg føler en masse små virksomheder ejere mislykkes. Bange, ingen kunne nogensinde stå i deres sko, de nægter at outsource deres vigtigste arbejde. Men hvis du vil reducere dine timer, er dette trin afgørende.

Det tog et stykke tid at få alt sat op. I en måned måtte jeg arbejde 60 timers uger for at lære ham alt, hvad han behøvede at vide. Men når det hårde arbejde var færdigt, havde jeg en betroet og poleret modstykke til at læne sig på.

# 2: Vi begyndte at dokumentere vores processer.

Til sidst lærte jeg, at jeg kunne gøre mit liv lettere ved at strømline processer, jeg gjorde igen og igen. Et værktøj, som jeg snuble på, Sweet Process, hjælper dig med at skabe processer til alt i din virksomhed.

Ved hjælp af dette værktøj begyndte vi at skabe processer til opgaver på højere niveau, såsom åbning af nye konti. Derefter har vi skabt processer til at foretage bankindskud og behandle kundebidrag. Når vi fik alle de højere niveauopgaver, der blev kvadret væk, oprettede vi endda systemer til at overtage de små opgaver i vores arbejdsdag.

Oprettelse af alle processer tager noget arbejde i forkant, men når processen er færdig og personen er uddannet, behøver du aldrig at gøre det igen. Endnu bedre, hvis du nogensinde skal ansætte nogen ny eller erstatte den person, kan dine dokumenterede processer fungere som en træningsvejledning.

# 3: Jeg "skabte plads" og planlagt tid væk.

Når jeg hyrede flere mennesker og skabte processer, måtte jeg planlægge tiden væk for at se, om min nye strategi kunne fungere. Så det var præcis det, jeg gjorde - selvom jeg måtte tvinge mig selv. Først vil jeg bruge tid på at hænge ud i en kaffebar eller arbejde hjemmefra. På denne måde kunne jeg teste min medarbejders evner uden at komme helt væk.

Når jeg følte mig mere komfortabel, begyndte jeg at tage tirsdag. Så begyndte jeg at tilføje flere "off days" til min kalender hver uge. Til sidst var jeg nede i kun 8 timer på kontoret hver uge, men alt gik stadig glat. Og ja det følte sig godt!

# 4: Vi forbedrede kommunikationen.

Forud for at reducere mine timer var de primære kilder til kommunikation på vores kontor email, tekst og google chat. Dette fungerede fint i et stykke tid, men vi indså til sidst, at vi tabte samtaler og detaljer på denne måde.

Så snuble vi på et program kaldet Slack. Slap gjorde det muligt for os at oprette kanaler, der var specifikke for visse behov for vores finansielle rådgivende firma. Derefter skaber vi løbende samtaler, vi kunne gennemgå for tidligere detaljer. Hvor vi engang tabte vigtige oplysninger og samtaler hele tiden, holdt Slack al vores korrespondance på ét sted.

# 5: Vi gennemgik handlinger og søgte efter måder at forbedre.

Ligesom i militæret har jeg lavet en proces til ugentlige anmeldelser på mit kontor. Vi undersøgte ikke hinandens arbejde i sig selv, men i stedet hvordan ugen gik generelt. Hvordan var vores kommunikation? Blev alt gjort færdig Er der noget, der falder gennem revnerne?

Ved at fremhæve eventuelle huller i vores kommunikation og planlægning kunne vi finde måder at forbedre. Og det var præcis det, vi gjorde. Over tid forbedrede vi alt fra vores daglige kommunikation til resultater for vores kunder.

Afsluttende tanker

Hvor jeg engang følte, at jeg aldrig kunne komme væk fra kontoret, arbejder jeg nu kun omkring 8 timer hver uge. Og som den endelige søm i kisten og beviset på, at alt jeg skitserede her fungerer, har vi også drastisk forbedret vores rentabilitet. Faktisk er Alliance Wealth Management (min firma) på tempo for at øge omsætningen med 31% i år.

Med mere tid på mine hænder er jeg nu i stand til at være en bedre far og mand. Derudover skabte jeg plads og tid til at gøre noget, jeg altid har ønsket at gøre - hvilket er at skabe et kursus rettet mod finansielle rådgivere, der ønsker at blive en kraft, der skal regnes med i online-rummet.

Og ved du hvad mere? Mit kursus, The Online Advisor Growth Formula, er på rette spor for at tilføje $ 100.000 i omsætning til min virksomhed i år. Denne kendsgerning understreger tanken om, at flere arbejdstimer ikke altid betyder større resultater - og nogle gange er mindre mere.

Intet af dette kunne være sket, hvis jeg aldrig var gået væk - og hvis jeg aldrig havde lyttet til de erfarne produktivitetseksperter, der forfalskede denne vej for mig.

Hvis du er træt af at arbejde mere for at opnå mindre, skal du sørge for at lytte til eksperterne, der studerer produktivitet, ligesom det er deres job (fordi det er). Du kan føle dig "fast" i mange timer nu, men nogle få små ændringer kan gøre en verden af ​​forskel.